ליאור אדר

משוב והערכת עובדים

תהליך הערכה ומשוב עובדים מהווה מרכיב מרכזי חשוב במדיניות לקידום האיכות והמצוינות בארגון.

תרומתו של התהליך תהיה נכרת בחיזוק מערכתי ואינטגרטיבי של המשאב האנושי לארגון והיא תשפיע רבות על איכות הפעילויות הקשורות במימוש חובותיהם ובמיצוי זכויותיהם של העובדים.

מידת הצלחת תהליך ההערכה והמשוב תלויה בכל אחד ואחת מהמעריכים- הישירים והעקיפים ומגישתם המקצועית לנושא.

לכן נדרש להקדיש את הזמן הראוי לצורך קיומו של התהליך ולהקפיד על שיקול דעת והתייחסות לכל הפריטים הרלבנטיים הן בשלבי בניית ומילוי שאלון ההערכה והן בשלב קיומה של שיחת המשוב.

 

מטרות ותוצרי ההערכה והמשוב

1. להעריך את רמת התפקוד והביצוע של העובד.

2. לאפשר יצירת דיאלוג מובנה עם העובד אשר בו ניתן לסכם הישגים, קשיים, ציפיות וכו', ולעצב את המשך התפקוד והביצוע.

3. להעניק משוב אפקטיבי לעובד, אשר יאפשר לו לשפר את התפקוד והביצוע.

4. לאפשר מתן פתרונות תומכים לעובד למען הצלחתו במילוי משימותיו.

5. לחזק את תודעת ההישגיות בקרב העובדים והמנהלים.

6. לחזק את האמון בין הממונה לבין העובד.

7. להעלות את המוטיבציה ואת שביעות רצון העובד.

8. להוות אמצעי מרכזי בתכנון, בניהול ובפיתוח משאבי האנוש.

9. להוות מרכיב חשוב בקידום האיכות והמצוינות הארגונית.

11. להוביל להישגיות גבוהה יותר.

 

הנחיות עקרוניות כלליות

1. ההערכה מתייחסת בד"כ לתקופה של שנה שלמה ולכן עליה להיות מסכמת ולא מושפעת מאירוע כזה או אחר.

2. הערכה צריכה להתייחס למדדי התפקוד והביצוע של המוערך כמו גם למכלול מדדים עליהם נמדד.

3. בעת מילוי שאלון ההערכה והמשוב יש להקפיד על מילוי מדויק עד כמה שניתן של רמת הציונים במדדים השונים ואף להקפיד על הנאמר בהערכה המילולית וזאת ע"מ להבטיח גם ניהול בונה של שיחת המשוב עם המוערך.

4. יש לשקול במתן ההערכה את כל טווח הציונים, ואין לחשוש במידה והדבר מצדיק זאת, לתת הערכה נמוכה במילוי שאלון ההערכה.

5. יש לתת את הדעת על השונות אשר קיימת בין המוערכים על ידך, דבר אשר אמור לבוא מטבע הדברים לידי ביטוי בשאלוני הערכה שלהם.

6. יש להקפיד על השונות המתבקשת בין הציונים אשר ניתנים למוערך בתחומים שבהם הוא טוב יותר לעומת התחומים שבהם הוא פחות טוב.

הטיות בתהליך משוב והערכה

הטיה של שימוש מקל או מחמיר בטווח הציונים: ישנם מעריכים אשר נוטים להערכת יתר מתוך גישה ליברלית מוגזמת או מתוך חשש להתעמת עם המוערך. ישנם מעריכים אחרים אשר נוטים להעריך לחומרה מתוך גישה קפדנית מוגזמת אשר לא נשקלות בה נסיבות העניין וההקשר הכללי. אשר על כן מתבקש כל מעריך על סמך ההיכרות העצמית שלו לנסות ולנטרל הטיות אפשריות אלה עד כמה שהדבר ניתן.

 

יש לתת את הדעת למספר הטיות טבעיות אפשריות אשר על המעריך להקפיד לצמצמן עד כמה שניתן,

סוגי ההטיות:

א. הטיית המעריך לנוכח הרושם הראשוני מהמוערך: הנטייה להעריך את המוערך על יסוד ההתרשמות הראשונית (החיובית או השלילית) מבלי לייחס משקל כלשהו לנתונים ולמידע שנתקבל לאחר מועד קביעת ההתרשמות הראשונית.

ב. הטיית המעריך לנוכח אפקט ההילה: הנטייה להעריך את המוערך על יסוד תכונה אחת או יותר בולטות אשר מאפילות על היתר שיוצרות רושם כללי, ולגזור מכך את ההערכה בכל המדדים ללא בחינתם הנפרדת. דבר זה עלול להוביל למתן ציונים לא ענייניים בכל אחד מהמדדים וממילא מתן ציון אחיד בכולם.

ג. הטיית המעריך לנוכח אירוע חריג: הנטייה להעריך את המוערך על יסוד ארוע חריג חיובי או שלילי הקשור במוערך אשר השאיר את רישומו על המעריך.

ד. הטיית המעריך לנוכח הדמיון בינו לבין המוערך: הנטייה להעריך את המוערך באופן חיובי יותר לנוכח דמיון בין המעריך לבין המוערך בהיבטים שונים כגון: מעמד חברתי; עמדות זהות; דמיון בתחום כלשהו אחר.

בעת ביצוע ההערכה וקיום שיחת המשוב יש להקפיד על שיקוף נאמן של רמת התפקוד והביצוע של המוערך בהתאמה לערכים המוגדרים בחזון הארגון.

 

שיחת המשוב – מהותה ועקרונותיה

שיחת המשוב הינה דיאלוג מובנה בין המעריך הישיר למוערך ובו מציג המעריך הישיר את הערכתו בכל הקשור לתפקוד ולביצוע של המוערך במהלך השנה החולפת והמוערך מציג את התייחסותו להערכה.

שיחת משוב מוצלחת הינה כזו אשר בה המעריך מביע את הערכותיו למוערך באופן תכליתי ובאווירה נאותה ועניינית, מאפשר למוערך להביע את התייחסותו ומגיע לסיכום מוסכם לגבי העתיד.

שיחת המשוב הינה שיחה אישית ומטעמי אפקטיביות, יעילות וצנעת הפרט, יש לקיימה במקום הראוי לכך.

הנחיות לשיחת משוב:

1. יש לתאם את שיחת המשוב עם המוערך מבעוד מועד, זאת על-מנת לאפשר לו/ה להיערך לכך.

2. יש להקצות לשיחת המשוב לפחות 40 דקות.

3. יש להימנע בעת קיום שיחת המשוב מכל הפרעה אשר עלולה לשבש את מהלכה כגון: קיום שיחות טלפון וטיפול בעניינים אחרים.

4. יש להתכונן מראש לשיחת המשוב עם המוערך בהסתמך על שאלון ההערכה, להתמקד בנושאים העיקריים ולבסס את התייחסות המעריך על עובדות.

5. יש להסביר למוערך את מטרות שיחת המשוב.

6. הובלת שיחת המשוב נתונה לאחריותו של המעריך, אשר על כן הוא נדרש להקפיד על יצירת אוירה נאותה ועניינית בעת קיום השיחה, להיות קשוב לדברי המוערך ולגלות רגישות למצבו.

7. יש להקפיד על כך שהשיחה תהיה בונה ומובילה לשיפור הישגי המוערך.

8. יש להתחיל את שיחת המשוב מהנקודות החיוביות בשאלון ההערכה, ולשבח את המוערך עליהן ולאחר מכן יש לעבור לנקודות אשר טעונות שיפור .

 

 

משוב אפקטיבי במודל SBI-BI

 

משוב אפקטיבי הוא משוב מאוזן, תיאורי ומוכוון פעולה המשלב דוגמאות להתנהלות/

התנהגות ספציפית בסיטואציות וההשלכה שלהן - SBI. המשוב מלווה מייידת בדוגמא 

להתנהלות אלטרנטיבית שיכל העובד לאמץ וההשלכה שלה BI. (ראה/י תרשים)

 

• מאוזן

  • התנהגויות חיוביות ודורשות שיפור

  • שפה חיובית

• תיאורי

  • שימוש בדוגמאות להתנהגויות ופעולות ספציפיות

• מוכוון פעולה

  • הצעות ברורות להתנהגות חלופית על בסיס ערכי הארגון.

 

9. בהצגת הנקודות טעונות השיפור יש להקפיד על התייחסות לנקודות הבולטות ביותר תוך התמקדות באלה אשר המוערך יכול לשפר.

10. יש להתייחס לתפקוד ולביצוע של המוערך ולא לתכונות אופי שלו.

11. יש לתת למוערך אפשרות ראויה להתייחס ולהגיב לדברי המעריך, עם זאת יש להימנע מסגנון של מיקוח ומשא ומתן על הציונים שבשאלון ההערכה.

12. יש לסיים את שיחת המשוב בסקירת ההבנות החדשות שנוצרו בשיחה ולגבש החלטות פעולה ברורות וממוקדות אשר ניתן יהיה לקיים מעקב אחר ביצוען.

 

13. שיחת המשוב אומנם כוללת סקירה של העבר אך עליה להיות ממוקדת בעתיד.

 

להדרכת משוב אפקטיבי